3.1 Las propuestas editoriales deben ser presentadas como proyectos terminados por parte del autor. Las especificaciones técnicas están disponibles en este enlace.

3.2 El editor o editora de la Editorial UCR efectuará una revisión preliminar de la propuesta editorial donde analizará el cumplimiento de los aspectos formales de dicha propuesta y valorará el fondo de la publicación. Una vez verificada esta información, se remitirá la obra al director o directora del Sistema Editorial y de Difusión de la Investigación para su presentación formal ante la Comisión Editorial.

3.3 Las obras, previamente conocidas por la Comisión Editorial, serán valoradas primariamente por esta Comisión y, posteriormente, se someterán a un proceso de dictamen tipo doble ciego. Para esto la Comisión Editorial designará a uno o dos dictaminadores o dictaminadoras (según sea del caso), los cuales son expertos que emitirán sus dictámenes a más tardar 10 semanas luego de que el dictaminador reciba la obra. Los dictámenes correspondientes serán conocidos por la Comisión en Sesión Editorial. En esta sesión se analizará si la propuesta se acepta tal y como se presentó, se acepta con cambios menores, se acepta con cambios mayores o se rechaza.

3.4 Para los libros sobre temáticas diversas se recurrirá a un dictaminador, mientras que para obras de creación se someterán a dos dictaminadores. En casos avalados y dependiendo de las características particulares de la obra, la Comisión Editorial podrá recurrir a un dictaminador o dictaminadora adicional.

3.5 Las versiones corregidas por los autores deberán ser remitidas a la Comisión Editorial en los plazos fijados por la misma; se deberá aportar, además, una tabla de cotejo donde se incluya la información sobre observaciones en el proceso de dictamen, acciones de solución por parte del autor o autora y las modificaciones en el texto.

3.6 Las características gráficas y de contenido, una vez aprobadas por la Comisión Editorial, serán invariables. Cualquier modificación sustancial deberá someterse a aprobación por dicha comisión.

3.7 Las decisiones editoriales se efectuarán con base en los documentos corregidos y estas serán inapelables. Las obras rechazadas podrán presentarse nuevamente, siempre y cuando se realice un replanteamiento de estas; en cuyo caso, se considerarán como si fuesen presentadas por primera vez.

3.8 Sobre las obras aprobadas por la Comisión Editorial se elaborará el contrato legal correspondiente, mediante el cual el autor o autora o sus derechohabientes cederán los derechos patrimoniales de edición gráfica, reproducción, difusión y comercialización a la Universidad de Costa Rica (UCR). Lo anterior para proceder con su respectiva publicación, sea en formato impreso, digital o cualquier otro formato de reproducción, según la conveniencia institucional.

3.9 En caso de que existan cambios conceptuales, acontecimientos, circunstancias o hechos que afecten el contenido de la obra, posterior a la aprobación de la Comisión Editorial, previo a su publicación o durante la vigencia del contrato, el autor o el editor serán los responsables de su actualización. La Comisión Editorial se reserva el derecho de solicitar al autor o editor la actualización de la obra y aprobar dichos cambios.

3.10 Los procesos de diagramación estarán a cargo de la Editorial UCR, quien fijará las características gráficas de la obra, sea en formato impreso, digital o cualquier otro medio de reproducción.

3.11 La corrección filológica se establecerá con base en los lineamientos establecidos por la Real Academia de la Lengua Española (RAE) y entidades conexas. Los detalles de dichos criterios figurarán en el Manual de Estilo de la Editorial UCR. Por su parte, los nombres científicos deben ser escritos de acuerdo con los criterios establecidos por la Comisión Internacional de Nomenclatura Zoológica (http://www.iczn.org/) y por el Código Internacional de Nomenclatura Botánica (http://www.bgbm.org/iapt/nomenclature/code/default.htm). La Editorial de la UCR no podrá hacer ninguna alteración, modificación o supresión en el texto de la obra, sin la previa autorización escrita del autor.

3.12 Las obras deberán presentarse con un sistema de bibliografía y referencias reconocido y actualizado. No se aceptarán formatos personalizados o mixtos.

3.13 Las notas al pie deben ser presentadas mediante una numeración relativa a cada capítulo.

5.1 Las propuestas aprobadas por la Comisión Editorial serán costeadas por el Sistema Editorial y de Difusión de la Investigación (SIEDIN) a criterio de la Comisión Editorial, salvo los proyectos editoriales que se realicen en coedición. En estos últimos, las partes asumirán, de manera proporcional a su aporte, cualquier diferencia que resulte en el costo final de la publicación.

5.2 En caso de que se decida no publicar la obra, por motivos atribuibles al autor, causahabiente o quien ostente la titularidad de los derechos patrimoniales, se deberá cancelar a la Editorial UCR el resarcimiento de los gastos correspondientes a las etapas del proceso efectuadas, por todo el perjuicio patrimonial ocasionado. Durante los siguientes dos años calendario, a partir de la fecha del retiro injustificado de la obra, no se recibirán nuevas propuestas de este autor o autora, a no ser que se dé la cancelación de los montos correspondientes a la inversión de la Editorial UCR por las etapas del proceso efectuadas.

5.3 El autor deberá efectuar un aporte económico, previo conocimiento de la Comisión Editorial, en aquellos proyectos editoriales con características físicas diferentes a las aprobadas originalmente y que haga más onerosa la publicación.